بررسی تطبیقی قواعد و مقررات حاکم بر ثبت اسناد بصورت آنی و سنتی(۲)

سایت حقوقی دادآور

بهرام رجبی کیاکلایه – سردفتر اسناد رسمی

جایگاه ثبت سنتی

بر طبق ماده(۱) قانون ثبت مصوب ۱۳۰۲، ثبت همه اموال غیرمنقول اعم از املاک مزروعی و مستغلات در دفتر املاک اختیاری بوده و در نقاطی که ادارات ثبت املاک تأسیس گشته از تاریخ تصویب قانون مزبور و در سایر نقاط از تاریخ تأسیس اداره ثبت به همه اشخاصی که متصرف املاک واقع در حوزه ثبتی هر اداره بوده‌اند، اختیار داده شد تا ظرف سه سال تقاضای ثبت مورد تصرفی خود را بکنند.

درخصوص ثبت اسناد: ثبت اسناد در نخستین قوانین ثبتی اجباری بوده ولی در قوانین بعدی تنها در برخی از موارد خاص ثبت اسناد اجباری شد(قوانین سال۱۳۰۲،۱۳۰۷،۱۳۱۰)

«ویژگی ثبت عادی این بود که به مردم این حق را می‌دادند تا به میل و اراده خود، برای ثبت ملک خویش اقدام کنند. لذا مردم به موجب قوانین مذکور ملزم و مجبور نبودند که تقاضای ثبت املاک خود را داشته باشند. در ثبت عادی، تشریفات آگهی نوبتی و آگهی تحدیدی هر ملک، جداگانه انجام می‌پذیرفت(آدابی،۱۳۹۱ص۱۶).

در قانون مصوب۲۶ر۱۲ر۱۳۱۰ شیوه قبلی ثبت منسوخ شد و در شیوه جدید، به وسیله آگهی ثبتی مالکان را به ثبت ملک خویش دعوت می‌کنند که به آن ثبت عمومی یا اجباری می‌گویند. به موجب ماده(۹) قانون ثبت اسناد و املاک در نقاطی که اداره ثبت موجود است، از تاریخ اجرای این قانون و در سایر نقاط پس از تشکیل اداره یا دایره ثبت، وزارت عدلیه، حوزه هر اداره یا دایره ثبت را به چند ناحیه تقسیم کرده و به ثبت همه امول غیرمنقول واقع در هر ناحیه اقدام می‌کند. بنابراین در روش ثبت عمومی ثبت املاک اجباری و الزامی است و تقاضای ثبت از طریق اظهارنامه به عمل می‌آید و به صورت همه گیر و عمومی صورت می‌گیرد.

ثبت اسناد الکترونیکی

در جهان امروز مدیریت اسناد الکترونیکی و ارسال و دریافت اطلاعات الکترونیکی بخش بزرگی از مکاتبات و فعالیت‌های اجرایی را شامل می‌شود. انتظار می‌رود که استفاده از اطلاعات مبتنی بر رایانه در سطح جهان به طرز قابل توجهی گسترش پیدا کند و بخش اعظم فعالیت‌ها را به خود متمرکز کند.

در تنظیم اسناد می توان مکاتبات بی‌شماری را در بستر اینترنت و اصولاً از طریق نامه‌های الکترونیکی رد و بدل کرد و این به آن خاطر است که امروزه مکاتبات الکترونیکی سرعت بالا و هزینه بسیار اندکی دارند از این رو دو طرف معامله، از این قابلیت کمال استفاده را می‌کنند.

مکاتبات عادی و قراردادها بدون هیچ گونه مشکلی غالباً قابل استنادند اما در زمینه‌ی مکاتبات الکترونیکی وضع به گونه‌ای دیگر است زیرا این مکاتبات بدون امضاء، مهر و سربرگ اصلی شرکت است و باید برای این مشکل راهی اندیشید.

رفته رفته کاغذ به عنوان حامل اطلاعات مهم، جای خود را به دیگر راه‌های تبادل اطلاعات می‌دهد. در واقع کاغذ دارای معایبی از قبیل انتقال آهسته و پرهزینه اسناد است. همچنین شیوه‌های ذخیره سازی اطلاعات نیز به سرعت در حال تغییر است و به جای بایگانی انبوه دسته‌های کاغذ، از روش‌های الکترونیکی استفاده می‌شود. فناوری‌های جدید، انتقال اطلاعات و استفاده از سامانه‌های مدیریت اسناد رایانه‌ای نگارش، ارسال و ذخیره اطلاعات را ساده‌تر، سریع‌تر و حتی ایمن‌تر ساخته است.

« به طور قطع یکی از مهم‌ترین پیش‌نیازها و زیرساخت‌های اولیه در مدل‌های ملی، توسعه و تدوین قوانین حقوقی حاکم بر موارد قابل توسعه است. فضای مجازی نیز به دلیل پیوند و ارتباطی که بین اشخاص(اعم از حقیقی و حقوقی) ایجاد می‌کند باید از قواعد حقوقی خاصی پیروی کند.(علی‌اکبری،۱۳۹۱ص۳۱).

در چند سال اخیر، سازمان‌ها، فعالیت‌های خود را از طریق اینترنت انجام می‌دهند. اینترنت به علت سرعت انجام کار و هزینه کم، موجب پیشرفت و رواج تجارت الکترونیک شده است. همگام با این پیشرفت‌ها، ثبت اسناد معتبر نیز به کمک فناوری های نوین به صورت آنی صورت می‌پذیرد. در هر گونه فعالیت، از جمله ثبت اسناد معتبر ذخیره اطلاعات اهمیت ویژه‌ای دارد و کابرد شیوه های نو، انتقال و پردازش اطلاعات را سرعت می‌بخشد. اگرچه استفاده از رایانه و اینترنت، عملیاتی مانند فاکتور و تنظیم اسناد را سرعت می‌بخشد اما هنوز طبقه‌بندی و ارسال آنها برای مشتریان و همچنین ثبت آنها در سامانه‌ی مشتریان با مشکلاتی روربروست.

«کاربرد مبادله‌ی الکترونیکی داده‌‌ها بسیاری از مشکلات ناشی از جریان سنتی اطلاعات را از میان برمی‌دارد از جمله‌ی آن، صرف زمان بیشتر، دقت‌کمتر، هزینه‌ی بالای نیروی انسانی و بالا بودن ضریب بی‌اعتمادی است» (کیانی، ۱۳۸۰ص۱۰۱).

ثبت آنی

تحول در فرآیند خدمات ثبتی و ارتقای سلامت اداری در سازمان ثبت اسناد و املاک باعث افزایش اعتماد مراجعه‌کنندگان می‌شود. حجم انبوه کار و طولانی شدنِ زمان تنظیم اسناد، بازنگری در فعالیت سازمان ثبت را ضروری کرده است.

سیستم خدمات الکترونیک، حوزه‌ی اجرای مفاد اسناد رسمی، از سال ۱۳۹۲  به منظور استانداردسازی و اصلاح فرآیند اجرای مفاد اسناد رسمی، لازم‌الاجرا شد و در همه واحدهای ثبتی کشور استقرار یافت. در این سیستم با ورود اطلاعات و گردش فرآیند اقدامات اجرایی، دفاتر کاغذی جمع‌آوری شد و ارتباط واحدهای اجرا در سراسر کشور با یکدیگر برقرار شده است.

هم‌اکنون با حذف ده‌‌ها میلیون اوراق بهادار و میلیون‌‌ها مکاتبه‌ی درون دستگاهی که در فرآیند خدمات‌رسانی مورد استفاده قرار گرفت، در ارائه‌ی خدمت گام بلندی برداشته شده است. چاپ سند به صورت سامانه‌ای، ذخیره‌سازی اطلاعات ملک در بانک جامع املاک، درج کدپستی و کدملی، ارسال پیامک به متعاملین، ترسیم نقشه کاداسترملک، درج مختصات جهانی موقعیت ملک، استعلام الکترونیک و سیستمی اسناد از حوزه ثبتی صادرکننده سند مالکیت، شفاف‌سازی و رفع تعارض در مالکیت‌‌‌ها، انطباق اطلاعات حقوقی پلاک‌‌ها با نقشه‌های هوایی، ایجاد قابلیت لازم به منظور جستجوی موقعیت دقیق ملک و نصب هولوگرام امنیتی بر روی سند مالکیت از جمله مزایای سند آنی است.

با راه‌اندازی سامانه‌ی الکترونیکی، تقاضای ثبت شرکت و مؤسسات غیرتجاری و ثبت تغییرات در سراسر کشور امکان‌پذیر شده است و متقاضی، از تمام فرآیند ثبت شرکت از طریق پیام کوتاه یا با پیگیری مستقیم از پرتال سازمان با استفاده از کد رهگیری از وضعیت ثبت‌نام خود مطلّع می‌‌شود.

ایجاد بانک اطلاعاتی کامل شرکت‌‌ها و موسسات غیرتجاری، حذف مراجعات حضوری، مدیریت یکپارچه‌ی سامانه‌ی ثبت شرکت‌‌ها، پیشگیری از جعل و تخلفات دسترسی آسان و فوری به افراد ممنوع‌المعامله و احراز هویت با سیستم ثبت احوال به صورت آنلاین و امکان تبادل الکترونیک اطلاعات با مراجع ذیربط در خصوص ثبت شرکت از مزایای این سامانه است.

از ویژگی‌های این سامانه می‌توان به امکان دریافت، ثبت و نگهداری اینترنتی انواع اظهارنامه، مدارک و مستندات پیوست، پیگیری و اطلاع از مراحل رسیدگی به اظهارنامه از طریق اینترنت،‌اطلاع‌رسانی به متقاضی ثبت از طریق ارسال پیامک و ایمیل و تشکیل پرونده براساس اظهارنامه اینترنتی ثبت شده اشاره کرد، یکی از مشکلات ثبت آنی، قطع و وصل شدن سامانه‌ی ثبت و زیرساخت‌‌ها است که سبب می‌شود اختیار عمل از دست سردفتر خارج شود که برخلاف ماده ۳۰  قانون دفاتر اسناد رسمی است و در انجام دادن امور ثبت اسناد رسمی نتواند هیچ اقدامی کند. اما از جمله مزایای آن، تسهیل در احراز هویت متعاملان است که اشخاص حقیقی یا حقوقی از طریق ارتباط با سازمان ثبت و سایر مراجع ذیربط می‌توانند تصویر اشخاص حقیقی را ملاحظه کنند و هویت و اصالت آنها را احراز کنند و از حیات یا ممات آنها آگاهی یابند.

جلوگیری از هرگونه خطا در نگارش مشخصات افراد هنگام تنظیم اسناد از جمله مزایای منحصر به فرد سامانه‌های ثبت آنی است.

با روزآمد کردن اطلاعات مربوط به املاک بازداشتی و اشخاص ممنوع‌المعامله، امکان خطا در ثبت قرارها منتفی خواهد شد.

در ثبت سنتی در زمینه‌ی درآمد و هزینه‌های سردفتران قضاوت‌های نابجا و شائبه‌هایی وجود داشت که در ثبت آنی شائبه‌‌ها برطرف می‌شود و از این حیث دیگر مشکلی پدید نخواهد آمد.

تطبیق عملکرد ثبت سنّتی و ثبت آنی

مسئولان سازمان ثبت با بررسی صحیح شرایط و در راستای رشد و ارتقای سیستم اداری با شناسایی دقیق آسیب‌‌ها در بخش‌های مختلف سازمان و جمع‌بندی  اطلاعات و یافته‌‌ها در هر بخش که حاصل تلاش و تحقیق و برگزاری جلسات متعدّد کارشناسی بوده، راهکارهای عملی متعدد را مورد ارزیابی و تحلیل قرار داده و به این نتیجه دست یافتند که با تحقّق اهداف کامل ثبت نوین و اصلاح فرآیندها و عبور از شیوه‌ها و روش‌های سنّتی، تمامی مشکلات موجود در روش‌های اجرایی فعلی، رفع و با کاهش نقش نیروی انسانی در انجام امور و فرآیند‌‌‌های ثبتی و الکترونیکی شدن همه خدمات براساس سیستم تعریف شده،‌ضمن تحقّق سرعت و دقّت در انجام فرآیندها، امکان نظارت الکترونیکی و آنی و شفّاف بر همه مراحل مختلف عملیات ثبتی فراهم و با بهره‌جویی از امکانات خدمات الکترونیکی و آنی و شفاف بر همه مراحل مختلف عملیات ثبتی فراهم و با بهره‌جویی از امکانات خدمات الکترونیکی تکالیف مصرح در برنامه‌ی پنجم توسعه تحقّق و زمینه‌ی مساعد وقوع تخلّف و جرم که به اجماع همه مکاتب حقوقی و جرم‌شناسی در انجام تخلّف مؤثر است حذف شده و تسریع در انجام امور که موجب جلب رضایت عمومی و رعایت حقوق شهروندی است اجرایی خواهد شد.

سازمان ثبت در سال‌های اخیر عزم جدّی در جهت مکانیزاسیون و الکترونیکی کردن بخش‌های مختلف سازمان در حوزه‌ی املاک و اسناد داشته و طرح‌های ملی متعددی با همکاری کارشناسان و کارکنان، راه‌اندازی و مورد بهره‌برداری قرار داده و در آینده‌ نزدیک همه خدمات ثبتی با شیوه‌های نوین و بهره‌گیری از سامانه‌های الکترونیکی، ارائه و شیوه‌های سنّتی و قدیمی حذف خواهد شد. از این‌رو تشریفات غیرضروری و سفرهای بی‌مورد درون شهری شهروندان و مراجعه مکّرر آنان به ادارات ثبت جلوگیری و همه اقدامات و عملکردها با نظارت الکترونیکی و آ‌نلاین پیگیری می‌شود.

بحث و نتیجه‌گیری

رشد روزافزون فناوری به ویژه فناوری اطلاعات در جهان، موانع و مشکلات زمانی و مکانی مربوط به امور ثبتی را کاهش داده است و دسترسی عموم مردم به اینترنت سبب شده امکان پیگیری امور اسناد و املاک به ویژه در کشورهای پیشرفته تسهیل شود.

گسترش وسایل نوین ارتباطی که ویژگی بارز آنها «سرعت» و «تنوع » است زمانی منجر به توسعه شد که کامل‌ترین شیوه ارتباط الکترونیکی یعنی «اینترنت» ابداع شد. اینترنت در حقیقت هر دو ویژگی سرعت و تنوع را با هم ارائه کرد و از سوی دیگر موجب «ارزانی» روابط معاملاتی نیز شد. این تحولات اگرچه در مدتی کمتر از یک قرن روی داد، با این حال همواره روابط الکترونیکی در معرض اختلال، تقلب، کلاهبرداری و اعمال خرابکارانه دیگر قرار داشت. بر همین اساس بحث ایمنی و اعتماد از همان ابتدای ظهور اینترنت مطرح و موضوع بحث و تحقیق متخصصان بود.

در سال‌های اخیر، کشورهای توسعه یافته با کنار گذاشتن تدریجی شیوه‌های سنتی مبتنی بر کاغذ و مبادله فیزیکی اسناد به شیوه تجارت الکترونیکی و ثبت آنی اسناد روی آورده‌اند. روش ثبت آنی و الکترونیکی صرفه‌جویی در زمان، هزینه‌ها و نیروی انسانی را به دنبال دارد و شاخص‌های بهره‌وری را افزایش می‌دهد اما این شیوه هنوز در کشور ما جایگاه خود را به دست نیاورده است.

گسترش فعالیت‌های الکترونیکی در سازمان‌ها از جمله سازمان ثبت اسناد و رشد روزافزون آن، مستلزم ایجاد اطمینان و اعتماد در افکار عمومی نسبت به این شیوه نوین است و این اطمینان باید از طریق تضمین امنیت و اعتبار تبادل الکترونیک داده‌ها صورت گیرد. از آنجا که کاغذ به عنوان حامل اطلاعات مهم ای خود را کم‌کم به دیگر راه‌های تبادل اطلاعات می‌دهد، لازم است فرهنگ استفاده از رایانه و دستگاه‌های الکترونیکی در سطح جامعه نشر و گسترش یابد و ضمن آموزش و ایجاد اعتماد مردم جهت استفاده از رایانه و شبکه‌های اینترنتی و با ایجاد و تکمیل زیرساخت‌های فنی و بالا بردن عوامل توانمندساز از مرحله آغازین به مرحله تکامل، عیوب مکاتبات کاغذی و ثبت سنتی، عیوبی چون: انتقال آهسته اطلاعات، هزینه بالا و بایگانی انبوه دسته‌های کاغذ، مشکل در ایجاد امنیت و حفظ و نگهداری اسناد سنتی با استفاده از روش‌های الکترونیکی به حداقل رساند. زیرا در روش آنی، انتقال اطلاعات بسیار سریع بوده و نگارش، ارسال و ذخیره‌سازی اطلاعات، ساده‌تر و سریعتر صورت می‌گیرد و ضمن اشغال فضای خیلی کم، نحوه ایجاد امنیت برای اطلاعات موجود بسیار بالاتر خواهد بود و حفظ حقوق صاحبان سند فراهم می‌شود.

——————

منابع

۱ـ اختری، م؛ ۱۳۸۲: نقش ایرانیان در فقه اسلامی. تهران: انتشارات کانون سردفتران، ۳۴۳ صفحه

۲ـ‌ امین،‌ ح؛ ۱۳۸۶٫ تاریخ حقوق ایران. تهران: دایره المعارف ایران‌شناسی، ۴۱۷ صفحه

۳ـ انوشه، ح؛ ۱۳۷۷٫ تاریخ ایران. تهران: امیرکبیر، ج۳، ۴۶۴ صفحه

۴ـ پوربدخشان، م؛ ۱۳۹۰٫ تعرض به سند. تهران: جاودانه، ۲۱۲ صفحه

۵ ـ جعفری لنگرودی، م؛ ۱۳۵۶٫ حقوق ثبت، ثبت املاک. تهران: گنج دانش، ۲۹۴ صفحه

۶ ـ حسین، ع؛ ۱۳۸۸٫ حقوق مردم در دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت اسناد. تهران : همسفر، ۴۹۶ صفحه

۷ـ دالگران، پ؛ ۱۳۸۵٫ جامعه مدنی و رسانه‌های گروهی. ترجمه مهدی شفقی، تهران: سروش، ۱۱۷ صفحه

۸ـ رازانی، ب؛ ۱۳۷۹٫ حقوق ثبت. تهران: اساطیر، ۲۰۳ صفحه

۹ـ راوندی، م؛ ۱۳۶۸٫ سیر قانون و دادگستری در ایران. تهران: چشمه، ۱۸۶ صفحه

۱۰ـ رینگولد، الف؛ ۱۳۸۲٫ مبانی رفتار سازمانی. ترجمه علی پارساییان. تهران: کتابدار، ۱۲۷ صفحه

۱۱ـ زیدان، ج؛ ۱۳۳۱٫ تاریخ تمدن اسلام. ترجمه علی جواهرکلام. تهران: امیرکبیر، ۳۸۷ صفحه

۱۲ـ شی یرا، الف؛ ۱۳۵٫ الواح بابل. ترجمه علی اصغر حکمت. تهران: اقبال، ۲۴۲ صفحه

۱۳ـ علی‌ اکبری، ع؛‌ ۱۳۹۱٫ امضای الکترونیکی. تهران: اسرار دانش، ۳۳۲ صفحه

۱۴ـ فاضل،‌ ر؛ ۱۳۷۰٫ مبانی جامعه‌شناسی. تهران: سمت، ۱۴۱ صفحه

۱۵ـ قائم‌مقامی، ج؛ ۱۳۶۲٫ مقدمه‌ای بر شناخت اسناد تاریخی. تهران: آگاه، ۲۴۷ صفحه

۱۶ـ کاتوزیان، ن؛ ۱۳۸۰٫ اثبات و دلیل اثبات. تهران: میزان، ۳۱۸ صفحه

۱۷ـ کاستلز، م؛ ۱۳۸۴٫ گفتگوهایی با مانوئل کاستلز٫ ترجمه حسن چاوشیان، تهران نی. ۱۱۳ صفحه

۱۸ـ کیانی، الف؛ ۱۳۸۰٫ تبلیغات تجاری در اینترنت. تهران: ناقوس، ۱۳۲ صفحه

۱۹ـ محمدی، ج؛ ۱۳۸۳٫ سیر مالکیت در ایران. تهران: مهنا، ۳۹۳ صفحه

۲۰ـ مدنی، ج؛ ۱۳۷۶٫ ادله اثبات دعوی. تهران: گنج دانش، ۱۸۸ صفحه

۲۱ـ معتمدی‌نژاد، ک؛ ۱۳۸۹٫ ارتباطات بین‌المللی. تهران: دفتر مطالعات رسانه‌ها. ۲۰۳ صفحه

۲۲ـ مک لوهان، م؛ ۱۳۷۷٫ درک رسانه‌ها. ترجمه سعید آذری. تهران: ترمه، ۱۶۲ صفحه

۲۳ـ واحدی، ق؛ ۱۳۷۹٫ بایسته‌های آیین دادرسی مدنی. تهران: میزان، ۱۴۴ صفحه

۲۴ـ مجلات کانون سردفتران و دفتریاران کشور

به نقل از روزنامه اطلاعات